Bevor wir uns mit den konkreten Empfehlungen beschäftigen, hier noch ein paar Hinweise vorweg:

1. Die meisten Menschen, die sich einfacher ausdrücken wollen als bisher, brauchen etwas Zeit zum Üben. Also haben Sie etwas Geduld mit sich und anderen und versuchen Sie es immer wieder. Verständliche Sprache ist auch kein Hexenwerk, sondern vor allem Handwerk. Wir stellen Ihnen hier einen Werkzeugkasten vor. Mit den verschiedenen Werkzeugen können Sie Ihre Texte verständlicher machen.
2. Ein paar Empfehlungen erscheinen Ihnen vielleicht ungewohnt. Dann geht es um Punkte, die Sie möglicherweise im Deutschunterricht in der Schule anders beigebracht bekommen haben. Dafür gibt es natürlich einen Grund. Lassen Sie sich darauf ein und überraschen!
3. Wir arbeiten nicht mit feststehenden Regeln. Alles, was wir in dieser Handlungshilfe auflisten, sind Empfehlungen und Vorschläge. Uns ist bewusst, dass nicht alle Empfehlungen auf jeden Text, auf jede Situation und für jedes Gegenüber gleich gut anwendbar sind. Aber einen langen Satz in zwei kürzere aufzuteilen, geht fast immer...
4. Sprache hat sehr viel mit Gewohnheiten zu tun. Das ist eine gute und eine schlechte Nachricht gleichzeitig. Denn die allermeisten von uns Menschen tun sich schwer damit, Gewohnheiten zu ändern. Das bedeutet, die eigene Schreib- und Ausdrucksweise zu verändern, schaffen wir nicht von heute auf morgen, wir brauchen Geduld. Das Gute daran ist gleichzeitig: Es sind auch nur Gewohnheiten. Und die können wir ändern!

Wir stellen Ihnen hier einen Werkzeugkasten vor mit verschiedenen Werkzeugen für die verschiedenen Ebenen Ihrer Texte:

• für die Wortebene
• die Satzebene
• die Text- und Gestaltungsebene

. Warum unterteilen wir diese verschiedenen Ebenen? Vielleicht brauchen Sie in Ihrem Text einmal einen etwas komplizierteren Fachbegriff. Dann nutzen Sie ihn und versuchen Sie, Ihren Text auf Satz- oder Textebene einfacher zu halten, damit es nur die Schwierigkeit auf der Wortebene gibt. Oder Sie brauchen eine Formulierung, die Ihren Satz 20 Wörter lang werden lässt. Dann vereinfachen Sie Ihren langen Satz auf Wortebene, indem Sie möglichst kurze, bekannte und konkrete Wörter nutzen.
Wenn Sie Werkzeuge für die verschiedenen Ebenen kennen, dann können Sie Schwierigkeiten auf der einen Ebene durch einfache Zugänglichkeit auf der anderen Ebene ein wenig ausgleichen.
Weiter unten finden Sie weitere Tipps für verständliches Sprechen.
Und jetzt wird’s konkret. Dabei werden Sie feststellen: Viele der Empfehlungen sind Ihnen längst bekannt. Sie brauchen nur eine Erinnerung daran.

Und hier geht es jetzt los mit einzelnen Tipps und Empfehlungen:

Benutzen Sie bekannte Wörter aus dem Alltag:

• aus "Lichtbild" wird "Passfoto"
• aus "entrichten" wird "bezahlen"

Benutzen Sie kurze Wörter:

• aus "abhandengekommen" wird "weg"
• (eine Person ist) "anwesend" - (die Person ist) "da" / "hier"

Bleiben Sie beim Schreiben und Sprechen möglichst konkret. Geben Sie Beispiele:

• aus "Öffentlicher Personennahverkehr" wird "Bus und Bahn"
• "Leistungen" erklären Sie mit "Geld für Miete, Essen, Kleidung..."

Vermeiden Sie Fremdwörter und benutzen Sie Fachbegriffe nur, wenn nötig.

• Erklären Sie Fachbegriffe mit einfachen Worten.

Schreiben Sie Abkürzungen am besten einmal aus und setzen Sie sie in Klammern dahinter:

• Aus- und Fortbildungszentrum (AFZ)
• Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II)
• Hinweis: Manche Abkürzungen sind sehr bekannt, die brauchen Sie nicht auszuschreiben
  (LKW, WC, Dr. oder ICE)

Benutzen Sie für die gleiche Sache möglichst das gleiche Wort. Das haben Sie im Deutschunterricht in der Schule wahrscheinlich anders gelernt. Aber uns geht es hier nicht um die Schönheit der Sprache, sondern darum, dass Informationen möglichst gut verständlich ankommen.

• Ein Antrag ist ein Antrag ist ein Antrag.
• Nicht: Ein Antrag ist mal ein Formular, mal eine Unterlage und mal ein Dokument. Das verwirrt!

Benutzen Sie lieber Verben und Adjektive, statt Nominalisierungen. Das sind Wörter die auf -ung, -heit oder -keit enden.

• statt "Datenübermittlung" lieber "Wir übermitteln Ihre Daten an…"
• statt "Besonderheit unseres Angebots" lieber "Unser Angebot ist besonders, weil…"
• statt "Zuständigkeitsprüfung" lieber "Wir prüfen, wer für Sie zuständig ist."

Sprechen Sie die Person direkt an. Dadurch wird Ihr Text persönlicher und Sie vermeiden das Passiv.

• Aus „Hier wird Ihnen geholfen.“ wird „Wir helfen Ihnen.“
• Aus "Ihr Antrag wird bearbeitet." wird "Wir bearbeiten Ihren Antrag."
• Aus "Unterschrift des/der Antragstellers/-in" wird "Ihre Unterschrift"

Nutzen Sie möglichst einen einfachen Satzbau: Subjekt – Verb – Objekt.

• Aus "Den Ball (Objekt) wirft (Verb) Yasemin (Subjekt)." wird "Yasemin (Subjekt) wirft (Verb) den Ball (Objekt)."
• Variieren Sie aber auch ein wenig, sonst wird das Lesen eintönig und die Konzentration fällt schwer.

Vermeiden Sie doppelte Verneinungen, verwenden Sie positive Aussagen.

• Aus "nicht verboten" wird "erlaubt"
• Aus "nicht unwichtig" wird "wichtig"

Vermeiden Sie Füllwörter.

• eben, gewissermaßen, halt, sozusagen, quasi, irgendwie so…

Schreiben Sie "sprachökonomisch" und vermeiden Sie Doppelungen.

• Aus "ein dringender Notfall" wird "Notfall" (der ist immer dringend, sonst wäre es kein Notfall!)
• Aus einer "Rückantwort" wird eine "Antwort" (eine Antwort ist etwas, das zurückkommt)

Vermeiden Sie Genitiv-Ketten.

• Aus "Die Gewährleistung der Übernahme der Kosten Ihres Umzuges wird geprüft." wird "Wir müssen prüfen, ob wir die Kosten für Ihren Umzug übernehmen."

Schreiben und sprechen Sie in kurzen Sätzen.

• Ein Hauptsatz mit einem Nebensatz reicht aus.
• Verpacken Sie höchstens zwei Aussagen in einem Satz:
  ein Hauptsatz, ein Nebensatz
• Oder: nicht mehr als ein Komma im Satz.

Schreiben Sie nicht mehr als 15-20 Wörter pro Satz, gern auch mal weniger.

Verzichten Sie auf Redewendungen, Bildsprache oder Anspielungen.

• Manche Menschen kennen die Bedeutung von Redewendungen oder Bildsprache nicht oder nehmen sie wörtlich. Das Missverständnis ist damit vorprogrammiert!

Schreiben oder sagen Sie das Wichtigste immer zuerst.

• Wichtig: Gemeint ist, was für die lesende Person das Wichtigste ist!

Formulieren Sie klare und einfache Handlungsaufforderungen.

• Was soll die lesende Person (nicht) tun?

Gliedern Sie Ihren Text sinnvoll.

• Folgen Sie einem roten Faden.

Bilden Sie sinnvolle Absätze.

Fügen Sie Zwischenüberschriften ein.

• Wenn es passt, formulieren Sie die Zwischenüberschriften als Frage.

Listen Sie die einzelnen Punkte bei Aufzählungen untereinander auf (sowie hier).

Schreiben Sie die rechtlichen Grundlagen an das Ende des Satzes oder des Absatzes, je nach Bezug.

• Achten Sie darauf, dass der Bezug zum Inhalt eindeutig ist.

Wenn Sie im persönlichen oder telefonischen Kontakt auf einfache Sprache achten wollen, dann gelten natürlich die Empfehlungen bis hierher genauso. Für das einfache Sprechen gibt es dazu noch ein paar weitere Empfehlungen:

• langsam und deutlich (langsamer heißt nicht automatisch einfacher)
• laut genug (lauter heißt nicht automatisch einfacher)
• sinnvoll betonen, kein „kaputtes“ Deutsch. Bitte nicht: „Sie – Ausweis abholen – Bürgeramt.“
• Sprechpausen machen, dann hat das Gegenüber Zeit zum Nachdenken
• Auch hier gilt natürlich: sagen Sie das Wichtigste immer zuerst.
• Folgen Sie im Gespräch einem roten Faden.
• Vorsicht bei Sprichwörtern und Redewendungen, die sind sehr voraussetzungsreich!
• Ironie und Sarkasmus vermeiden. Um die zu erkennen, muss ich mich mit Betonungen und Sprachmelodien gut auskennen. Das ist bei Deutsch lernenden Personen noch nicht der Fall!