Sie sind hier:

Dokumentenmanagement mit VIS 5

VIS 5 steht der bremischen Verwaltung als Basiskomponente zur Verfügung, um Schriftgut zu verwalten und Bearbeitungsvorgänge zu organisieren.

VIS eignet sich dazu, strukturierte, wiederkehrende Arbeitsabläufe zu unterstützen. In dieser Handreichung werden Möglichkeiten vorgestellt.
Unterstützung strukturierter Arbeitsabläufe (pdf, 412 KB)


Das Werkzeug Ablagenexplorer bietet den Überblick über die Struktur des Schriftgutes in mehreren Ablagen und Akten. Mit Hilfe untergeordneter Ablagen kann eine weitere Strukturierungsebene genutzt werden.
Untergeordnete Ablagen (pdf, 455.1 KB)

Geschäftsgangverfügungen können auch an Personen gerichtet werden, die eigentlich das betreffende Schriftgut gar nicht einsehen können. Bestimmte Kategorien können Rechteerweiterungen bewirken, so dass die Bearbeitung der Aufgaben möglich ist.
Geschäftsgangverfügungen mit Rechteerweiterungen (pdf, 365.3 KB)

VIS erstellt Versionen von Dateien. Damit sind Bearbeitungen nachvollziehbar. Es ist aber mühsam, zwei Versionen einer Datei zu vergleichen, um die Veränderungen zu ermitteln. Word 2010 bietet die Möglichkeit, Dokumente miteinander zu vergleichen und die Unterschiede hervorzuheben.
Word 2010: VIS-Versionen von Word-Dateien vergleichen (pdf, 955.4 KB)


Zellen in Excel-Mappen können auf Inhalte anderer Excel-Mappen verweisen. Dabei muss der Verweis innerhalb des VIS-Mandanten hergestellt werden. Dies Tipp beschreibt, wie das geht.
Excel: Mappen in VIS verknüpfen (pdf, 495 KB)

Vor allem für Leitungskräfte ist es hilfreich, Kommentare und Bearbeitungshinweise direkt in PDF-Dateien oder in Word-Dokumenten anzubringen. Diese Möglichkeiten werden in den Handreichungen beschrieben.
Acrobat Reader oder Acrobat Pro: Kommentare in PDF-Dateien anbringen (pdf, 140.1 KB)
Word: Kommentare in Word-Dokumente einfügen (pdf, 112.1 KB)

Die VIS-spezifische (VIS-Interne) Zwischenablage ist ein Hilfsmittel zum Umprotokollieren und Verschieben von VIS-Objekten und Dateien.
Überblick über die VIS-spezifische Ablage (pdf, 891.2 KB)

Der RSS-Feed der Aufgaben in VIS ermöglicht eine direkte Benachrichtigung an Outlook aus Ihrer VIS-Arbeitsumgebung. Alle VIS-Aufgaben werden an Outlook weitergeleitet und dort analog zu E-Mails dargestellt.
Outlook: RSS-Abonnements zum Anzeigen der Aufgaben nutzen (pdf, 576 KB)

Wenn Änderungen von Deckblattdaten sich auf mehrere Objekte beziehen - z. B. bei einem Wechsel der Zuständigkeiten - können mehrere Objekte ausgewählt und die Änderungen in einem Schritt durchgeführt werden.
Mehrfachänderungen (pdf, 440.6 KB)


Für besondere Arbeitsabläufe oder Organisationsstrukturen können spezielle Geschäftsgangverfügungen eingerichtet werden, die auch mit automatischen Aktionen versehen werden können.
Spezielle Geschäftsgangverfügungen (pdf, 481.7 KB)

Zwischen Mandanten ist die Übertragung nur durch Export und Import möglich. Bei der Übertragung von Akten ist es oft erforderlich, Bezüge zum Aktenplan und Geschäftszeichen anzupassen
Schriftgut zwischen Mandanten übertragen (pdf, 458 KB)