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Tipps und Tricks zu Outlook

Archive einrichten und nutzen

- bis Office 2003 -

Sie können zusätzlich zum Postfach eine oder mehrere Outlook-Datendateien einrichten und diese z. B. zur Ordnung oder zur Archivierung von E-Mails, Kontakten und anderen Outlook-Objekten einsetzen. Der Ordner wird als PST-Datei standardmäßig lokal in Ihrem Windows Profil oder auf einem von Ihnen zu bestimmenden Speicherort angelegt.

Wählen Sie im Menü Extras > E-Mail-Konten....

Fenster E-Mail-Konten Assistent, png, 93.8 KB

Im Fenster E-Mail-Konten werden Sie durch einen Assistenten unterstützt. Markieren Sie im oberen Bereich die Option Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche Weiter >.

Fenster E-Mail-Konten, png, 59.0 KB

Im folgenden Fenster wählen Sie die Schaltfläche Neue Outlook-Datendatei… und schließen das Fenster mit der Schaltfläche Fertig stellen.

Im nächsten Schritt bestimmen Sie, ob Ihre neue PST-Datei mit älteren Programmversionen bearbeitbar (kompatibel) sein soll. Wählen Sie den entsprechenden Speichertyp aus:

Fenster neue Outlook-Datei, png, 67.2 KB

Nach Klick auf OK öffnet sich das Fenster Outlook-Datendatei erstellen oder öffnen.

Fenster Outlook Datendatei erstellen oder öffnen, png, 49.2 KB

Hier legen Sie den Dateinamen (Beispiel: Archiv Umbau 2008.PST) und den Speicherort passend zum Konzept Ihrer Dienststelle fest.

Alternativ können Sie an dieser Stelle eine vorhandene PST-Datei durch Markieren öffnen und in Outlook einbinden (Beispiel: Archiv Projekt 2009.PST).

Schließen Sie diesen Arbeitsschritt mit OK.

Fenster persönliche Ordner erstellen, png, 32.9 KB

Im Fenster Persönliche Ordner erstellen legen Sie im Feld Name: die Bezeichnung fest, wie der Archiv-Ordner im Navigationsbereich und in der Ordnerliste in Outlook angezeigt werden soll.

Hinweis
Sie können eine Verschlüsselung einrichten und bei Bedarf die PST-Datei mit einem Kennwort schützen. Beides ist in den meisten Fälle nicht empfehlenswert. Besser ist es, die Sicherheitsberechtigungen unter Windows einzustellen.

In der Ordnerliste von Outlook erscheint der neue Archiv-Ordner mit seinen Unterordnern und kann direkt bearbeitet werden. Sie können beispielsweise E-Mails direkt mit der Maus hinein- oder herausziehen.

Ordnerliste Outlook mit Posteingang, png, 68.0 KB